Within the TRANSFORM Program, AIT and Accenture have jointly developed the “Decision Support Environment” (DSE). This quantitative decision support tool helps cities to become smart energy cities, by enabling data-driven insights into their current and future energy transition plans.

It addresses several features: an “easy to use” interactive scenario development and result mapping, allowing selection, virtual allocation of measures and finally assessing the local and city-wide effects of the measures regarding impacts on urban environment – due to energy use and greenhouse gas emissions, and on the economy – through implementation costs and effects on the cities’ employment and income.

Four main characteristics differentiate this urban energy planning tool within the marketplace:

Level of detail: The accuracy of future predictions is very high due to granularity and bottom-up approach of the simulation. The attribution of geo-spatial, open energy data with layering on multiple levels (house, block, street, district, city) enables exact and realistic representations of (current and future) energy use and energy potential.
Flexibility: The user has great freedom in determining the level of analysis (house, block, street, district, etc.), assembling a portfolio of energy measures, constructing and applying scenario’s (external factors) and visualizing the KPI’s of choice to report on.
Transparency: The way the energy measures and scenario’s are constructed is accessible and overt in the user interface. These parameters can also be easily changed in the front-end of the tool, by the user.
Extendibility: The tool can be extended by the user in volume and/or scope and with regards to adding energy measures and scenario’s. This has been made accessible in the interface, so the tool will be relevant, sustainable and valuable for a broad range of users.

The process of using the DSE consists of following main steps:

1) Analyze the city context …

View different energy and climate KPIs from the city (e.g. natural gas consumption)
Set targets for emissions, energy consumption, and renewables
Zoom in on city maps to analyze potentials and see where the biggest impact on achieving these targets can be made

2) Define scenarios…

Determine the external factors that have an influence on your city, such as population growth, energy prices, and technology advancements
Combine these factors to assess how implementation plans perform in worse, average, and best case scenarios

3) Allocate measures …

Allocate and apply measures to selected districts, streets, blocks or buildings directly on the map, using a variety of selection criteria (e.g. energy label of buildings)
Define implementation plans in terms of selected measure portfolios, timing, and rollout speed and penetration

4) Analyze results …

View projected results in time (via detailed graphs, charts, and maps) to assess the impact of different implementation plans on achieving city’s energy and climate targets
Based on projected results, review city’s targets, optimize different measure portfolios, and redefine implementation plans

All’interno del progetto Transform, AIT e Accenture hanno sviluppato insieme il Decision Support Environment. Questo strumento di supporto decisionale di tipo quantitativo aiuta le città a diventare ”smart energy cities”, favorendo una miglior comprensione dell’attuale situazione energetica e degli effetti dei futuri progetti di trasformazione, basandosi su dati oggettivi. Sono quattro le caratteristiche principali che distinguono questo strumento di pianificazione urbana dagli altri sul mercato:

LIVELLO DI DETTAGLIO
FLESSIBILITÁ
TRASPARENZA
SCALABILITÁ

Analizza il contesto della città

Studia i diversi KPI cittadini relativi a energia e clima (es: consumo di gas naturale)
Stabilisce gli obiettivi per le emissioni, il consumo energetico e per energie rinnovabili
Elabora lo zoom della mappa della città per meglio analizzare le potenzialità degli interventi previsti e identificare dove si trova la zona migliore per raggiungere gli obiettivi

Definisce gli scenari…

Determina i fattori esterni che influiscono sulla città, come ad esempio la crescita della popolazione, i prezzi dell’energia e le innovazioni tecnologiche
Combina questi fattori per valutare come i piani di attuazione possano svilupparsi nella peggiore, nella media o nella migliore delle ipotesi

Analizza i risultati …

Visualizza i risultati progettati in anteprima (tramite grafici dettagliati e mappe) per valutare l'impatto dei diversi piani di attuazione sul raggiungimento degli obiettivi energetici e climatici
Sulla base dei risultati previsti, rivede gli obiettivi della città, ottimizza i diversi portfolio di misure e ridefinisce i piani di attuazione

Alloca misure…

Alloca e applica misure per i distretti selezionati, strade, quartieri o edifici, direttamente sulla mappa utilizzando una varietà di criteri di selezione (ad esempio, la certificazione energetica degli edifici )
Definisce i piani di attuazione in termini di misure, di tempi e di velocità di implementazione.

Intensive Lab Session

In this workshop, national, city and local stakeholders and experts discuss and improve plans and actions, state of the art, goals, barriers, needs, developing SWOT analysis and the essential elements of the Implementation Plan. You should look into concrete actions, such as retrofitting, heating and cooling systems, smart grids, exploiting “RES”, waste and water management, innovative transport organization and vehicles (electric, biofuel), development of urban green areas, noise reduction, etc.

Final result of the “ILS” should be an “Implementation Plan”, showing tangible, shared and realistic ways of transforming the district will result.

Step 1: Start from what you have -

Start from the overall energy scenario and priorities identified in the “Intake Workshop”. Select all existing plans and projects as well as baseline data referring to the focus area. Find the suitable stakeholders.

TIP: Use the Stakeholder Mapping!

Step 2: Organize you one/two day workshop:

send invitations and keep track of answers
find a pleasant venue
provide good food, water, tea and coffee so people will feel at ease
plan teams, sorting them according to the priorities. Try to include the right competences in each team so as to get very focused discussions. Mix roles (e.g. public, private) and hierarchies for good brainstorming and results
give each participant a nametag with the team code (colours can be useful)
provide stationery and a whiteboard for visual delivery of findings
set up a welcoming desk and coffee

Step 3: Welcoming -

Introduce the day, explaining goals, methodology, and timing. Share the existing documents and data to depict the scenario

TIP: Welcome by Mayor would be an asset

Step 4: Rules -

Set some rules:

contributions should be positive and constructive, even when criticizing
hand raising and not interrupting
respecting each other and different opinions
everyone is welcome to speak and actively participate
name a facilitator and a rapporteur in each team. The facilitator helps discussions run smoothly and stimulates all participants to be active. The rapporteur takes notes to help summarize, wrap up and share with others

Step 5: Field visit -

Organise a tour on foot to see the area all together and all possible interventions.

Step 6: Examining topics -

Ask each team to

define the challenge/s
identify barriers, opportunities (a SWOT methodology can be used) and solutions
define the roadmap

TIP: Use boards and post-its, make it lively and have everyone participate.

TIP: You can assign one topic per Team or have all Teams work on all topics, depending on how much time and how many participants you have.

TIP: Have someone remind groups when half an hour, 15 minutes, 5 minutes are left.

Step 7: Share results in plenary session -

Ask each group to visually present its roadmap. Combine and integrate the findings of each group to depict a full scenario.

Step 8: Wrap up with politicians and investors -

To get them on board and receive commitment. Have the Mayor or other high level politician thank everyone and draw conclusions

TIP: Remember to take a Group Picture!
TIP: Publish results and send them to all participants.
TIP: Invite a cartoonist or graphic to illustrate the day’s work and present it at the end. It will bring a smile :-) and make everyone feel part of the process.

Intensive Lab Session

In questo workshop, esperti e stakeholder locali e nazionali discutono e migliorano i progetti e le misure previste, lo stato dell’arte, gli obbiettivi, le barriere e i bisogni, sviluppando analisi SWOT e gli elementi essenziali dell’Implementation Plan. Dovreste considerare azioni concrete quali la riqualificazione edilizia, il teleriscaldamento, le reti intelligenti, lo sfruttamento delle rinnovabili, la gestione dei rifiuti e delle acque, i trasporti, (modelli organizzativi e tipologie di veicoli - elettrici, biocarburanti), lo sviluppo di aree verdi urbane, il rumore ecc. Ne risulterà un Implementation Plan che mostrerà i modi più realistici, tangibili e condivisi per trasformare il distretto.

Punto 1: Partite da quel che avete già

Partite dallo scenario energetico principale e dalle priorità identificate nell’Intake Workshop. Selezionate tutti i piani strategici comunali esistenti come pure i dati di base riferiti all’area scelta. Trovate gli stakeholder giusti.
N.B.: usate la Mappa degli Stakeholder!

Punto 2: Organizzate un workshop di 1/2 giorni

Mandate gli inviti e tenete aggiornate le risposte.
Trovate un ambiente piacevole.
Mettete a disposizione buon cibo, acqua, thè e caffè per far sentire i partecipanti a proprio agio
Organizzate i team in base alle priorità. Cercate di includere tutte le necessarie competenze in ogni team così da ottenere discussioni ben focalizzate. Mescolate i ruoli (pubblico, privato) per un buon brainstorming e risultati interesanti
Date a ogni partecipante un cartellino con il nome del team (i colori sono utili).
Fornite carta e una lavagna bianca per la resa visiva dei risultati.
Preparate un tavolo d’accoglienza col caffè

Punto 3: Benvenuto

Introducete la giornata, spiegate gli obbiettivi, i metodi e i tempi. Condividete i documenti e i dati già esistenti per presentare il contesto.
N.B.: un saluto da parte del Sindaco sarebbe utile.

Punto 4: Regole

Fissate alcune regole:

I contribuiti devono essere positivi e la critica costruttiva.
Alzare la mano e non interrompere.
Rispettarsi l’un l’altro e rispettare le opinioni altrui.
Tutti sono invitati a parlare e contribuire attivamente.
Nominare un facilitatore e un presentatore per ogni team. Il facilitatore anima la discussione e stimola tutti i partecipanti ad essere attivi. Il presentatore prende nota per la condivisione finale in plenaria e contribuire alla sintesi finale.

Punto 5: Visita sul campo

Organizzate un tour a piedi della zona perchè tutti possano conoscere l’area ed i possibili interventi.

Punto 6: Esaminare gli argomenti

Chiedete ad ogni team di:

definire le sfide
identificare le barriere e le opportunità (si può usare la metodologia d’analisi SWOT)
definire la roadmap.

N.B.: usare lavagne e post-it, renderete tutto vivace e farete partecipare tutti.

N.B.: potete assegnare un argomento a ogni team o far lavorare tutti i team su tutti gli argomenti, a seconda del tempo a disposizione e del numero dei partecipanti.

N.B.: incaricate qualcuno di ricordare ai team quando restano solo mezz’ora, un quarto d’ora, 5 minuti.

Punto 7: Condividete i risultati in sessione plenaria

Chiedete a ogni team di presentare visivamente la sua roadmap. Combinate e integrate i risultati dei diversi team per ottenere un quadro d’assieme.

Punto 8: Riassunto finale con politici e investitori

Per ottenere il loro appoggio. Fate sì che il Sindaco o un politico d’alto livello ringrazi tutti e tragga le conclusioni.

N.B.: ricordatevi la foto di gruppo!

N.B.: pubblicate i risultati e mandateli a tutti.

N.B.: invitate un grafico o un fumetista a illustrare il lavoro della giornata. Porterà un sorriso e farà sentire tutti parte del processo.

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1. Analyse
state of the art

1. ANALISI DELLO STATO DELL’ARTE

Qualitative self-assessment

The Excel file “KPIs” constitutes a template for a qualitative self-assessment.
The document “KPIs – Explanation” provides the related guidance on how to fill the KPI template.

Quantitative self-assessment

The link to the “Covenant of Mayors” in the internet provides support in how to develop a Sustainable Energy Action Plan (SEAP)
The “Baseline questionnaire template” addresses questions regarding energy, waste, water, transport, buildings and ICT of Your city.
The document “Providing context for Smart Energy Cities” contains both the Baseline Analysis Method Manual and the Baseline Analysis reports of all TRANSFORM cities.

Decision Support Environment (DSE)

Conference paper by AIT / Accenture: “The TRANSFORM DSE – an interactive decision support environment for serving smart city strategy development and local measure implementation”
PowerPoint presentation: “The smart way to transform a city to low carbon - TRANSFORM decision support environment”

Self-assess your energy situation using qualitative and quantitative indicators. This will give insight and inspire the transformation process. Starting from data helps you understand strengths, weaknesses and set ambitious yet realistic goals. Key Performance Indicators (KPIs) describe and measure policies, strategies, visions. It is the first step in your Smart City Roadmap.

TIP: involve your team in the analysis, then share results and use feedback to improve the picture.

Qualitative self-assessment

Describe your policies, strategies, visions, ... on a scale from Beginners (1) to Smart Energy City (4). See the document “KPIs” in the Download section and the related explanation.

Quantitative self-assessment

You can also assess your city using data to measure energy performance, consumption, actions, etc.
Here you can find some useful tools:

Sustainable Energy Action Plan:
It sets clear energy goals and actions needed to attain them. It shows you how to draw your Baseline Emissions Inventory, starting point to start measuring and improving.

TIP: check the Covenant of Mayors website and consult the guidelines.

Baseline questionnaire:
It gives you a clear picture of your city’s climate, energy assets, ambitions and targets, as well as information on energy production, flows and efficiency. It can help you choose test areas, understand data availability, realise what is missing, strengthen stakeholders cooperation. The following topics are considered:
- overview
- energy
- waste
- water
- transport
- buildings
- ICT

TIP: Get the empty baseline questionnaire baseline questionnaire template from downloads.

TIP: Draw on existing material and keep a forward-looking approach.

TIP: Ask other city offices for help, this will make them part of the process and empower them.

Energy Atlas:
Tool for open knowledge and data provision on energy and buildings: to be used as a basis for decision making, a high degree of transparency and open access.

Autovalutate la vostra situazione energetica usando indicatori qualitativi e quantitativi. Questo vi darà nuove idee e ispirerà il processo di trasformazione. Partire dai dati vi permetterà di identificare punti di forza e di debolezza e di stabilire obbiettivi ambiziosi ma realistici.
I Key Performance Indicator (KPI, indicatori chiave di performance) misurano e descrivono politiche, strategie e visioni.
E’ il primo passo della vostra Smart City Roadmap.

N.B.: coinvolgete il vostro team nelle analisi, poi condividete i risultati ed usate il loro feedback per migliorare il quadro generale.

Auto-valutazione qualitativa

Descrivete le vostre politiche, visioni e strategie su una scala da 1 (Principianti) a 4 (Smart Energy City). Consultate il documento ‘KPI’ nella sezione Download e la relativa spiegazione.

Auto-valutazione quantitativa

Potete anche valutare la vostra città usando i dati per misurare la performance energetica, i consumi e le azioni da realizzare. Qui alcuni utili strumenti:

Sustainable Energy Action Plan – Seap.
Pone chiari obbiettivi energetici e le misure da attuare per raggiungerli. Vi mostra anche come disegnare il vostro Baseline Emission Inventory, il punto di partenza da cui cominciare a misurare e migliorare
N.B.: consultate il sito del Patto dei Sindaci e le sue linee guida.
Questionario Baseline
Vi da un’immagine chiara della vostra città del clima, delle risorse energetiche, ambizioni ed obbiettivi, come pure informazioni sulla produzione energetica, i suoi flussi e la sua efficienza.
Vi può aiutare a scegliere le aree pilota, a comprendere la disponibilitàdei dati, a capire cosa manca e rafforzare la cooperazione con gli stakeholder.
In particolare si prendono in considerazione:
- Visione d’insieme
- Energia
- Rifiuti
- Acqua
- Trasporti
- Edifici
- ICT
N.B.: scaricate il template del questionario Baseline dalla sezione Download.

N.B.: basatevi su materiali esistenti e guardate avanti.

N.B.: chiedete aiuto ad altri uffici comunali, così da renderli parte del processo e dar loro un ruolo significativo.
Energy Atlas
Strumento per la conoscenza condivisa e la gestione dei dati sull’energia e gli edifici; da usare come base per un processo decisionale trasparente e a libero accesso.

Qualitative self-assessment

State of the art report – Amsterdam

State of the art report – Copenhagen

State of the art report – Genoa

State of the art report – Grand Lyon

State of the art report – Hamburg

Quantitative self-assessment

The “Baseline analysis report - Amsterdam"

The “Baseline analysis report - Copenhagen"

The “Baseline analysis report - Genoa"

The “Baseline analysis report - Grand Lyon"

The “Baseline analysis report - Hamburg"

The “Baseline analysis report - Vienna"

The Amsterdam Energy Atlas shows a map view about the use of gas and electricity.

2. Gain
political commitment

2. OTTENERE
IL CONSENSO POLITICO

The first step for a successful transition is strong political commitment, involving all government levels.
The Mayor and the Mayor’s team need to believe in the process and consider it a priority; the municipality’s involvement will follow as natural consequence.

Use our “PESTLEGS” approach, which empowers each elder person or deputy mayor taking their Smart City point of view. PESTLEGS consents strategic analysis considering eight viewpoints:
Political, Economic, Social/Demographic, Technological, Legal, Environmental, Governance, Spatial (urban)

TIP: organize meetings to discuss each definition and adapt it to YOUR unique city

You will come back to “Political Commitment” once you have your Transformation Agenda (see stage 5); if you have tested a district even including an Implementation Plan (stage 6), as you need to secure its implementation.

In order to do that, you should confirm political commitment by formally approving the Transformation Agenda at the highest level, Mayor, Cabinet, City Council. Then, if needed, you should develop binding agreements between public and private actors (e.g. urban development contracts between city and developers).

If you want, formally approve a “Memorandum of Understanding” to make the transformation process official.

TIP: Check our example “Memorandum of Understanding” and adapt it to YOUR city, picking from the PESTLEGS definitions.

Il primo passo per una transizione di successo è un forte impegno politico che coinvolga tutti i livelli di governo.
Il Sindaco e i suoi collaboratori devono credere nel processo e considerarlo una priorità: l’impegno dell’intera Municipalità ne seguirà di conseguenza.
Impiegate l’approccio PESTLEGS, che permetterà ad ogni Assessore di sviluppare il proprio punto di vista sulla Smart City:
PESTLEGS permette un’analisi strategica da otto diverse angolazioni: Politica, Economica, Sociale/Demografica, Tecnologica, Legale, Ambientale (Environment), Governativa e Urbana.

N.B.: organizzate degli incontri per discutere ogni definizione così da adattarla alla VOSTRA città

Tornerete a concentrarvi sull’Impegno Politico una volta stabilita la vostra Transformation Agenda (vedi Punto 5), incluso l’Implementation Plan se avete realizzato un distretto pilota (vedi Punto 6), nel caso in cui dobbiate testare l’efficacia delle misure identificate.
Avrete infatti bisogno della conferma dell’appoggio politico con l’approvazione formale della Transformation Agenda al massimo livello politico (Sindaco, Giunta e/o Consiglio Comunale).
Poi, se necessario, potrete sviluppare accordi fra attori pubblici e privati (p.es. per le trasformazioni urbanistiche).
Se volete, potrete approvare formalmente un Protocollo d’Intesa (Memorandum of Understanding, MOU) per rendere ufficiale il processo di trasformazione.

N.B.: consultate il nostro MOU e adattatelo alla VOSTRA città scegliendo fra le definizione PESTLEGS.

The “Memorandum of Understanding” may serves as an official document signed by the major stakeholders to make the transformation process official.

The following document provides a definition of the PESTLEGS aspects.

3. Stakeholder Involvement

3. COINVOLGERE
GLI STAKEHOLDER

You must be sure you have involved all necessary actors in each phase of your transformation process. Stakeholder Mapping helps you understand who needs to be there for a successful development.

We continue using “PESTLEGS” to be sure all aspects and groups are there and give you a table to base your work on.
We consider nine steps in the process of stakeholder involvement. We help you not to forget anyone!

TIP: Start filling in the table provided, then conduct interviews and check it with colleagues, politicians, external actors, to be sure you include everyone in the right place.

During the Transformation process, be sure to properly communicate what you are doing, capturing participation and approval, through public presentations, meetings, leaflets, websites, etc.
This will raise chances of success.

TIP: Create a permanent “Smart City Stakeholders Group” including public and private actors, academia and civil society.

Dovete assicurarvi di aver coinvolto tutti gli attori necessari in ogni fase del vostro processo di trasformazione. La Mappatura degli Stakeholder vi aiuterà a capire chi è davvero necessario per un processo di trasformazione efficace.
Continuiamo ad usare PESTLEGS per assicurarci che siano considerati tutte le tipologie di attori e tutti gli aspetti. Vi forniamo una tabella come base su cui lavorare. Consideriamo i seguenti nove passaggi del processo di coinvolgimento degli stakeholder per aiutarvi a non dimenticare nessuno:

N.B.: cominciate a riempire la tabella, poi parlatene con colleghi, politici, attori esterni etc, per essere sicuri di includere tutti.

Durante il processo di trasformazione assicuratevi di aver comunicato nel modo giusto ciò che state facendo, catturando l’attenzione, l’approvazione e la partecipazione degli stakeholder e del pubblico, per mezzo di presentazioni pubbliche, incontri, volantini, siti web. Questo aumenterà le vostre chance di successo.

N.B.: create un gruppo permanente di ‘Smart City Stakeholder’ che includa attori pubblici e privati, l’Università e la società civile.

Stakeholder Mapping Summary Description
The Excel file “Stakeholder mapping” constitutes a template for a Stakeholder Mapping.

4. Prioritize and involve:
Intake Workshop

4. DEFINIRE LE PRIORITÀ
E CREARE CONSENSO:
INTAKE WORKSHOP

Guideline for Intake Workshops
Tips & Examples for "Ice Breaking"
Evaluate PESTLEGS items using a SWOT analysis Excel-File
List of themes to select from during the Intake Workshop Excel-File

Organize an Intake Workshop to share the smart city vision with stakeholders and choose future actions together. Jointly select top priorities in your Transformation process. Stakeholders discuss and prioritise a list of relevant topics, carrying out SWOT and PESTLEGS analysis to find barriers, opportunities and implementing strategies.

Intake Workshop

- We help you organize and manage a successful event!

Step 1: Start from what you have - Find lists of smart goals, SEAP actions, strategic vision or other important topics. You need to choose topics that municipal workers, politicians, stakeholders, feel as “theirs”. Empowerment is essential for effective participation.

Step 2: Organize your one/two day workshop:

send invitations and keep track of answers
find a pleasant venue
provide good food, water, tea and coffee so people will fell at ease
plan Teams, sorting them according to your needs. Try to include all categories in each Team so as to create lively discussions. Mix competences and hierarchies for good brainstorming and results.
give each participant a nametag with Team code (colours can be useful)
set up a welcoming desk and coffee

Step 3: Welcoming - Introduce the day, explaining goals, methodology, timing. Welcome by Mayor would be an asset!

Step 4: Ice-breaking - Start with an ice-breaking exercise to make people relax, get to know each other, feel they belong.

Step 5: Examining topics - Do this step and the following ones to choose your priorities. If you already have them go directly to step 9.

Ask each team to connect smart goals to, say, SEAP actions, vision or whichever list you are using. This serves the main purposes of team work and getting to know everybody’s priorities. Start ranking the “most clicked” topics.

If you have more than one list, repeat the exercise crossing other lists.

Remember the purpose is empowering participants with projects goals and actions

Step 6: Share results in plenary session

Step 7: Prioritize- Give each team some time (15 minutes will suffice) to assign priorities. Remember to define your “Ultimate Goal”, Transforming into a Smart City and ask them to set priorities according to it.

Step 8: Share results in Plenary Session

Step 9: SWOT - Teams make a SWOT analysis ( Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) of the top 3 (or 6) priorities. You can assign one topic per team or ask all teams to do SWOTs for all topics. If you want you can also use PESTLEGS in the analysis.

Step 10: Share results in Plenary Session - Remember to take a group picture and thank all participants!

TIP: Publish results and send them to all participants

TIP: Invite a cartoonist or graphic to illustrate the day’s work and present it at the end. It will bring a smile :-) and make everyone feel part of the process

Organizzate un Intake Workshop per condividere la visione Smart City con gli stakeholder e scegliete assieme cosa fare in futuro. Insieme, selezionate le principali priorità nel vostro processo di trasformazione. Gli stakeholder devono discutere e definire le priorità da una lista di temi, utilizzando le analisi SWOT e PESTLEGS per identificare barriere, opportunità e strategie operative.

Intake Workshop: Possiamo aiutarvi a organizzare un evento di successo!

Punto 1: Parti da quello che hai già

Trovate una lista di obbiettivi “smart”a partire dalle misure del SEAP, da documenti strategici o altro. Dovete scegliere argomenti che i funzionari comunali, i politici e gli stakeholder considerino già come “loro”. La responsabilizzazione è essenziale per una partecipazione effettiva.

Punto 2: Organizzare workshop di uno/due giorni

Spedite gli inviti e tenete traccia delle risposte
Identificate un ambiente piacevole
Mettete a disposizione buon cibo, acqua, thè e caffè per far sentire i partecipanti a proprio agio
Organizzate i gruppi di lavoro, separandoli secondo i vostri bisogni. Cercate di includere tutte le diverse categorie in ogni gruppo di lavoro così da permettere una discussione vivace. Mescolate competenze e gerarchie per un buon brainstorming e buoni risultati
Date a ogni partecipante un cartellino con il nome del gruppo di lavoro (i colori sono utili).
Preparate un tavolo d’accoglienza col caffè

Punto 3: Benvenuto

Introducete il tema del giorno, la metodologia e i tempi. Un saluto da parte del Sindaco sarebbe un’ottima cosa.

Punto 4: Rompere il ghiaccio

Cominciate con un esercizio per rompere il ghiaccio così da far rilassare i partecipanti, metterli in contatto e far loro sentire che sono parte del gruppo. Se dovete ancora decidere le priorità, andate al Punto 5; se l’avete già fatto, saltate direttamente al Punto 9.

Punto 5: Esaminare gli argomenti

Questo Punto ed i successivi vi serviranno per stabilire le priorità. Se le avete già stabilite, saltate direttamente al Punto 9. Chiedete ad ogni team di collegare gli obbiettivi smart a, per esempio, misure del SEAP, visioni o qualsiasi lista voi stiate usando. Questo ha lo scopo principalmente di organizzare il lavoro di squadra dei gruppi di lavoro e conoscere le priorità di tutti i partecipanti. Cominciate a fare una classifica degli argomenti più ”clickati”. Se avete più di una lista, ripetete l’esercizio incrociando con le altre liste. Ricordate che lo scopo è responsabilizzare i partecipanti sui progetti, gli scopi e le misure.

Punto 6: Condividete i risultati in sessione plenaria

Punto 7: Priorità

Date ad ogni team un po’ di tempo (massimo 15 minuti) per definire le priorità. Ricordatevi di definire lo Scopo Finale, la Trasformazione in Smart City e chiedete loro di assegnare le priorità in base ad esso.

Punto 8: Condividete i risultati in sessione plenaria

Punto 9: SWOT

I team fanno un’analisi SWOT delle 3/6 principali priorità (Forze, Debolezze, Opportunità Minacce). Potete assegnare un argomento per team o chiedere ai team di fare analisi SWOT di tutti gli argomenti. Se volete potete anche usare i criteri PESTLEGS.

Punto 10: Condividete i risultati in sessione plenaria

E ricordate la foto di gruppo finale!

N.B.: pubblicate i risultati e mandateli a tutti i partecipanti.
N.B.: invitate un fumettista o un grafico per illustrare il lavoro del giorno e mostrarlo alla fine. Porterà un sorriso e farà sentire tutti parte del processo.

5. The Transformation
Agenda

5. LA TRANSFORMATION
AGENDA

Transformation Agenda Template & Guideline
7 Steps towards a Transformation Agenda / A Qualitative Decision Support Model
The TRANSFORM Decision Support Environment (DSE)

The Transformation Agenda (TA) is a structured document showing how to attain your envisioned smart future for the entire city. Using results from all previously described tools, it includes background description, strategy, concrete actions, stakeholders’ involvement, timing and expected quantifiable results. The TA helps confirm political commitment and make it concrete.
We propose the following structure:

Give a short description of your city’s energy status so everyone using the TA has common knowledge and starting point;
Use data collected with KPIs and Baseline Questionnaires to define the State of the Art of your city.
Set qualitative and quantitative goals for priorities selected in Intake Workshops;
Identify gaps and barriers between where you are and where you want your city to go;
Using knowledge and experience from Intake Workshops clearly define measures to overcome gaps as well as enabling factors;
Include information and results from Smart Urban Labs and Implementation Plans (see below) if you have them;
Draw a, clear, concrete, step-by-step Action Plan, stating and explaining what each player needs to do in order to achieve stated goals. Be clear, concise and to the point, but give also exhaustive explanations;
Use your Stakeholder Mapping to involve all actors at the right places and times;
Put in place an effective monitoring system to constantly verify achievements and adjust accordingly.

The Transformation Agenda is a live, constantly updated tool helping your path towards a Smart City.

Who can use the TA?

Citizens: contributing with information, needs, proposals and helping in implementing it; it can also become a clear, transparent and shared agreement on energy efficiency goals;
Politicians, as a visionary and at the same time concrete document to confirm commitment, pursue strategic goals, foster involvement and offer a transparent and concrete tool for tracking achievements;
Municipalities and other public institutions: contributing in translating strategic goals into concrete, feasible projects while constantly keeping an eye on respecting the overall vision;
Business, big and small: acquiring knowledge on the public system’s approach, offering an overview on existing and developing technologies and adapting products and services to needs and possibilities, thus creating an effective, transparent and realistic link between private and public systems;
Research: acquiring first-hand knowledge on political and bureaucratic needs, and a more concrete link with business, leading to focus investigation and innovation in fields actually useful for the public sector and feasible for business.

TIP: open the enclosed TA template and start filling it in and using it as basis for stakeholder involvement, political commitment and concrete actions.
TIP: organize a “Restitution Intake Workshop” to discuss the TA with stakeholders and validate it.

Transform’s Decision Support Environment (DSE) will help develop the action plan, identifying scenarios based on data inputs and use of different possible actions.

La Transformation Agenda (TA) è un documento strutturato che mostra come ottenere per l’intera città i vostri obbiettivi smart. Sulla base dei risultati precedentemente ottenuti, la TA descrive il contesto, la strategia, le misure concrete, il coinvolgimento degli stakeholder, le tempistiche e i risultati quantificabili previsti.
La TA permette di consolidare e concretizzare l’impegno politico.

Noi suggeriamo questa struttura:

Breve descrizione della situazione in ambito energetico così che chiunque stia usando la TA abbia una base informativa comune di partenza.
Usate i dati raccolti con KPI e Questionari Baseline per definire lo Stato dell’Arte della vostra città.
Definite obbiettivi qualitativi e quantitativi per le priorità selezionate negli Intake Workshop.
Identificate barriere e gap fra dove siete e dove volete arrivare, come città.
Usate le informazioni e le esperienze raccolte negli Intake Workshop per definire chiaramente le misure necessarie a colmare i gap, come pure i fattori favorevoli.
Includete informazioni e risultati dagli Smart Urban Labs e Implementation Plans (vedi punto 6) se ne avete.
Compilate un Piano d’Azione chiaro, concreto, progressivo, definendo e spiegando ciò che ogni attore deve fare per ottenere gli scopi convenuti. Siate chiari e concisi, ma fornite anche ampie spiegazioni.
Usate la Mappa degli Stakeholder per coinvolgere tutti al posto e momento giusti.
Mettete in campo un efficace sistema di monitoraggio per verificare in tempo reale i risultati e fare gli opportuni aggiustamenti.

La Transformation Agenda è uno strumento vivo e costantemente aggiornato che vi aiuta sulla strada verso la Smart City.

Chi può usare la TA?

Cittadini: contribuiscono con informazioni, bisogni e proposte, e aiutano a realizzarle; può anche diventare un obiettivo condiviso, chiaro, trasparente, sugli obbiettivi di efficienza energetica.
Politici: un documento al tempo stesso visionario e concreto che confermi l’impegno, persegua scopi strategici, incoraggi il coinvolgimento e permetta di verificare i progressi in modo trasparente.
Comuni e altre istituzioni pubbliche: contribuiscono traducendo gli obbiettivi strategici in progetti concreti e fattibili tenendo sempre d’occhio il rispetto della visione d’assieme.
Imprese, grandi e piccole: perchè acquisicono la visione sull’approccio pubblico, e possono offrire informazioni sulle tecnologie esistenti e in fieri, adattando prodotti e servizi a nuovi bisogni e possibilità così creando una connessione fra sistemi pubblici e privati che sia realistica, efficiente e trasparente.
Ricerca: acquisendo informazioni di prima mano sui desiderata della politica e dell’amministrazione e creando un rapporto più concreto col mondo dell’impresa, permettendo di focalizzare la ricerca e l’innovazione in campi effettivamente utili per il settore pubblico e fattibili per quello privato.

N.B.: aprite il template nell’area Download e cominciate a riempirlo e ad usarlo come base per l’impegno degli stakeholder, il sostegno politico e le misure concrete.
N.B.: organizzate un ‘Restitution Intake Workshop’ per discutere la TA con gli stakeholder e così confermarla.

6. Area Development

6. AREA PILOTA

Implementation Plan

Roadmap to make an Implementation Plan (guideline)

Template for Implementation Plan

Smart Urban Lab Synthesis Report

The Transformation Agenda targets citywide strategies and actions, but you can and should start testing it in a district of your choice, that we can call “Smart Urban Lab” (SUL). This small scale, hands-on operation will help you understand and adapt strategies and actions for citywide development, considering buildings, grids, energy production, needs and storage facilities, etc. The SUL experience shows that a sequence of well-defined process-steps will provide high quality development strategies, innovative technical and economically feasible solutions, setting the basis for successful binding agreements between partners in urban development.

You will:

test new technologies and data reliability
learn-by-doing, adapting and up-scaling SUL experience into city-wide strategy and actions.
integrate top-down and bottom up approaches.

Step 1: A specific district is chosen by the city and the stakeholders, including local ones; a quick scan of the legal situation and of the major stakeholders (on the chain of end-user/developer, grid operators, local production) shall be performed. This will deliver the insight of a necessary mandate and on the willingness to collaborate on the vision.

Step 2: A smart development plan for the area is jointly developed in the “Intensive Lab Session” workshop. National, city and local stakeholders and experts discuss and improve plan and actions, developing SWOT analysis and essential elements of next phase.

Step 3: The Implementation Plan describes needs, technologies, players, financial resources, business models and monitoring needs. .

La Transformation Agenda comprende strategie e azioni valide per l’intera città ma voi potete cominciare a testarla su un singolo distretto di vostra scelta, ciò che chiamiamo Smart Urban Lab (SUL). Questa operazione su scala ridotta e facilmente controllabile vi aiuterà a capire e adattare strategie e misure per uno svoluppo sull’intera città prendendo in considerazione edifici, reti, produzione d’energia, tecnologie di stoccaggio, ecc. L’esperienza dei SUL dimostra che un processo ben studiato fornirà strategie di sviluppo d’alta qualità soluzioni economiche e tecnologiche innovative e fattibili, ponendo le basi per efficaci accordi di partneriato tra i vari attori dello sviluppo urbano.

Potrete:

testare nuove tecnologie e l’affidabilitò dei dati
imparare facendo, adattando e ampliando su scala cittadina le esperienze e i risultati del SUL
integrare i due approcci dall’alto e dal basso.

Punto 1: si sceglie uno specifico Distretto della città insieme agli stakeholder, inclusi quelli locali; si esamina rapidamente il contesto normativo e il ruolo dei principali stakeholder (utenti finali, costruttori, operatori di reti, produttori di energia); questo fornirà le necessarie informazioni su chi coinvolgere e sulla loro volontà di collaborare alla visione.

Punto 2: un piano di sviluppo smart per l’area scelta è elaborato congiuntamente in un ‘Intensive Lab Session’ Workshop. Esperti e stakeholder locali e nazionali, cittadini discutono e migliorano i piani d’azione, sviluppando analisi SWOT e gli elementi essenziali della fase successiva.

Punto 3: si elabora un Implementation Plan che descrive i bisogni, le tecnologie, gli attori, le risorse finanziarie, i modelli economici e di monitoraggio.

Intensive Lab Sessions

Implementation Plan

7. Improve

7. MONITORARE E MIGLIORARE

The “Memorandum of Understanding” may serves as an official document signed by the major stakeholders to make the transformation process official.

Making your city “smart” is a process that you start, but never end, improving goals and actions as you go. Monitoring will help you, highlighting successes and barriers and giving feedback for improvement.

TIP: Use KPIs Baseline Questionnaire (see stage 1).

TIP: Use Energy Atlas and DSE (see stage 1)

Procedures have to be established which clearly describe serious and objective methods for monitoring of progress, evaluation of progress and adaptation within the city including responsibilities.

TIP: The monitoring should map the deviation of the results from the targets in PESTLEGS categories to avoid sectoral limitation.

Rendere smart la vostra città è un processo che comincia e non finisce mai, migliorando lungo la strada gli obbiettivi e le azioni per ottenerli. Il monitoraggio vi aiuterà segnalando successi e barriere e fornendo feedback per eventuali aggiustamenti.

N.B.: usate KPI e questionari Baseline (vedi Punto 1) per verificare i dati.

N.B.: usate l’Energy Atlas e il DSE (vedi Punto 1) per monitorare gli effetti.

Si devono stabilire delle procedure che descrivano chiaramente dei metodi seri e obbiettivi per monitorare i progressi, la valutazione degli stessi e eventuali aggiustamenti all’interno delle città comprese la responsabilità ed i ruoli, attraverso un approccio iterativo.

N.B.: il monitoraggio dovrebbe mappare la deviazione dei risultati rispetto agli obiettivi nelle categorie PESTLEGS così da evitare limitazioni settoriali.